Wir entwickeln eine KI-Lösung gegen das Risiko von Scheinrechnungen

Bei X Mind Solutions entwickeln wir eine KI-gestützte Lösung, die Unternehmen helfen soll, Risiken im Zusammenhang mit Scheinrechnungen früher zu erkennen. Anfragen von Unternehmen zu Schutz- und Kontrollmöglichkeiten haben den Bedarf an Frühwarnungen in diesem Bereich deutlich gemacht. Ein einsatzbereites Produkt gibt es derzeit noch nicht. Im Mittelpunkt unserer Entwicklungsarbeit steht die gemeinsame Auswertung von Rechnungsdaten und weiteren Unterlagen zum jeweiligen Geschäftsvorgang, um prüfungsbedürftige Sachverhalte sichtbar zu machen.

KURGAN, die vom Ministerium für Schatzwesen und Finanzen zur Bekämpfung von Scheinrechnungen und gefälschten Belegen eingeführte KI-basierte Risikoanalyseplattform, unterstreicht die Bedeutung von Dokumentations- und Nachweisprozessen für Unternehmen. Wer sich darauf vorbereitet, risikobehaftete Transaktionen erläutern zu müssen, sollte nicht nur die Rechnung aufbewahren. Gemeinsam nachweisen zu können, dass Waren oder Dienstleistungen tatsächlich bezogen wurden, wie die Zahlung erfolgte und auf welchen Dokumenten die Geschäftsbeziehung beruht, bildet die Grundlage interner Kontrollen.

Wir empfehlen Unternehmen daher, zunächst Liefer- und Zahlungsnachweise geordnet aufzubewahren. Lieferscheine, Versand- oder Logistikunterlagen sowie Bankzahlungsbelege sollten gemeinsam betrachtet werden, um den einer Rechnung zugrunde liegenden Vorgang zu erläutern. Nachverfolgbare Zahlungswege statt Bargeld sowie ein Vertrag oder ein schriftliches Angebot für jeden Auftrag unterstützen eine vollständige Dokumentation. Ein mit jeder Rechnung verknüpfter Nachweisordner kann zudem die Vorbereitung auf erforderliche Erläuterungen systematisieren.

Ein weiterer Bestandteil des Kontrollprozesses ist die Überprüfung der Geschäftspartner und Dokumente. MERSİS-Einträge, Tätigkeitscode und Adressdaten des Lieferanten oder Kunden sollten geprüft werden. Bei e-Fatura- und e-Arşiv-Dokumenten ist die Konsistenz von UUID, Datum und Steuernummer zu kontrollieren. Auch die Kenntnis des Herstellers oder Importeurs innerhalb der Beschaffungskette unterstützt die Bewertung. Ungewöhnliche Beträge, Rabatte und Zahlungsfristen können anhand interner Alarmschwellen überwacht und einer Prüfung zugeführt werden.

Mit der von uns entwickelten Lösung wollen wir Lieferanten- und Kundenprofile, Transaktionsmuster, Rechnungspositionen und Produktdetails gemeinsam mit Logistik- und Zahlungsspuren auswerten. Die automatische Ermittlung eines Risikoscores auf dieser Datengrundlage wird so konzipiert, dass sie die Priorisierung prüfungsbedürftiger Transaktionen unterstützt. Ziel ist nicht, die rechtliche Einordnung einer Rechnung abschließend zu beurteilen, sondern einen Frühwarnmechanismus zu schaffen, der Unternehmen zur Prüfung der betreffenden Unterlagen veranlasst.

Wir sind offen dafür, die Lösung gemeinsam mit Pilotanwendern zu gestalten. Unternehmen, die ihre Rechnungskontrollprozesse und ihren Bedarf bei der Zusammenstellung von Unterlagen besprechen möchten, können sich an X Mind Solutions wenden. Da wir uns in der Entwicklungsphase befinden, bieten wir weder ein bestehendes Produkt noch eine abgeschlossene Implementierung oder nachgewiesene Erfolge an. Unsere Priorität ist es, einen Ansatz zu entwickeln, der unternehmerische Kontrollen auf Grundlage von Dokumentation, Nachweisen und Transparenz unterstützt, Risikosignale einer menschlichen Bewertung zuführt und die Anforderungen an die Nutzung gemeinsam mit Pilotanwendern berücksichtigt.