Wir entwickeln einen KI-Assistenten für das Meetingmanagement

Bei X Mind Solutions haben wir mit der Entwicklung eines KI-Assistenten begonnen, der unsere eigenen Meetingprozesse unterstützen soll. Das Vorhaben ist derzeit ein internes Hobbyprojekt. Unser Ziel geht dabei über ein Werkzeug hinaus, das lediglich Meetingnotizen erstellt. Wir konzipieren einen virtuellen Kollegen, der vor Meetings Informationen aufbereitet, Dateien organisiert und im Anschluss Feedback einholt. So betrachten wir das Meetingmanagement als einen durchgängigen Ablauf von der Vorbereitung bis zur Auswertung.

Entwicklungen von Google wie Project Astra und Agent Mode haben uns unter anderem dazu motiviert, dieses Projekt zu starten. Auch MCP, das Model Context Protocol, steht im Fokus, damit sich der Assistent mit verschiedenen Tools verbinden kann. Im Projekt betrachten wir diese Technologien unter dem Gesichtspunkt, dass ein Assistent mehr leisten soll, als nur Fragen zu beantworten. Entscheidend ist für uns, ein System zu entwickeln, das Informationen nicht nur bereitstellt, sondern auch die damit verbundenen Aufgaben in den jeweiligen Systemen ausführen kann.

Unser erstes Ziel ist es, die notwendigen Vorbereitungen vor Beginn eines Meetings an den Assistenten delegieren zu können. Er soll kurze Hintergrundinformationen und Dokumente zum Thema des Meetings recherchieren und zusammenstellen und anschließend die Dateien organisieren. Auch das Erstellen eines Ordners in Drive und das Sammeln der Präsentationsdateien in diesem Ordner gehören zu dem Ablauf, den wir konzipieren. Der Assistent soll somit nicht nur Inhalte vorschlagen, sondern die für die Meetingvorbereitung benötigten Materialien übersichtlich und leicht zugänglich bereitstellen.

Nach Meetings möchten wir mithilfe einer kurzen Umfrage Feedback von den Teilnehmenden einholen. Ein weiterer Schwerpunkt des Projekts besteht darin, dieses Feedback meetingübergreifend auszuwerten und daraus Analysen sowie Vorschläge für effizientere Meetings abzuleiten. Dabei geht es nicht nur darum, das Gesagte festzuhalten, sondern auch das Meetingerlebnis selbst bewertbar zu machen. Von einer bereits erzielten Effizienzsteigerung sprechen wir noch nicht. Die Fähigkeit, die wir entwickeln möchten, besteht darin, Einschätzungen des Teams in Erkenntnisse für künftige Meetings zu überführen.

Wir streben ein System an, das sich über MCP mit Tools wie Slack, Notion, GitHub und Drive verbinden kann. Zu den Aufgaben, die wir in Betracht ziehen, zählen das automatische Senden von Nachrichten an Slack und das Erstellen von Seiten in Notion. Durch diese Anbindungen soll der Assistent von der passiven Informationsbereitstellung zur aktiven Aufgabenverwaltung übergehen. Zum jetzigen Zeitpunkt betrachten wir das Vorhaben nicht als fertiges Produkt, sondern als internes Experiment, das wir auf Grundlage unserer eigenen Bedürfnisse entwickeln.