Toplantı yönetimi için yapay zekâ asistanı geliştiriyoruz

X Mind Solutions olarak kendi toplantı süreçlerimizde görev alacak bir yapay zekâ asistanı geliştirmeye başladık. Şimdilik şirket içi bir hobi projesi olan bu çalışmada hedefimiz, yalnızca toplantı notu tutan bir araç oluşturmak değil. Toplantı öncesinde bilgi hazırlayan, dosyaları düzenleyen ve toplantı sonrasında geri bildirim toplayan bir sanal çalışma arkadaşı tasarlıyoruz. Böylece toplantı yönetimini hazırlıktan değerlendirmeye uzanan bütünlüklü bir akış olarak ele alıyoruz.

Google’ın Project Astra ve Agent Mode gibi gelişmeleri, bu projeye başlama motivasyonumuzun bir parçası oldu. MCP, yani Model Context Protocol ise asistanın farklı araçlarla bağlantı kurabilmesi açısından odağımızda. Projede bu başlıkları, bir asistanın yalnızca sorulara cevap vermesinin ötesine geçme fikriyle değerlendiriyoruz. Bizim için temel mesele, bilgiyi sunmak kadar o bilgiyle ilgili işleri de ilgili sistemler içinde yürütebilecek bir yapı geliştirmek.

İlk hedefimiz, toplantı başlamadan önce ihtiyaç duyulan hazırlıkları asistana devredebilmek. Toplantı konusuyla ilgili kısa bilgilerin ve dokümanların araştırılıp bir araya getirilmesini, ardından dosyaların düzenlenmesini amaçlıyoruz. Drive’da klasör oluşturmak ve sunum dosyalarını bu klasörde toplamak da tasarladığımız akışın parçaları arasında. Böylece asistanın, yalnızca içerik öneren değil, toplantıya hazırlık için gereken materyalleri erişilebilir bir düzende sunan bir yardımcı olmasını istiyoruz.

Toplantı sonrasında ise katılımcılardan kısa bir anketle geri bildirim toplanmasını hedefliyoruz. Bu geri bildirimlerin toplantılar birlikte değerlendirilerek analizlere dönüşmesi ve daha verimli toplantılar için öneriler sunması, projenin bir diğer odağı. Burada amaç yalnızca konuşulanları kaydetmek değil; toplantı deneyimini değerlendirmeye açmak. Henüz gerçekleşmiş bir verimlilik artışından söz etmiyoruz; geliştirmek istediğimiz yetenek, ekip değerlendirmelerini sonraki toplantılar için kullanılabilecek içgörülere dönüştürmek.

MCP üzerinden Slack, Notion, GitHub ve Drive gibi araçlarla bağlantı kurabilen bir yapı hedefliyoruz. Slack’e otomatik mesaj göndermek ve Notion’da sayfa oluşturmak, değerlendirdiğimiz görev örnekleri arasında yer alıyor. Bu bağlantılarla asistanın pasif bilgi sunumundan aktif görev yönetimine geçmesini amaçlıyoruz. Çalışmayı şu aşamada tamamlanmış bir ürün olarak değil, kendi ihtiyaçlarımız üzerinden geliştirdiğimiz şirket içi bir deneme olarak ele alıyoruz.