Nous développons un assistant IA pour la gestion des réunions

Chez X Mind Solutions, nous avons commencé à développer un assistant IA destiné à intervenir dans nos propres processus de réunion. Pour l’instant, il s’agit d’un projet interne mené par intérêt personnel, dont l’objectif ne se limite pas à créer un outil de prise de notes. Nous concevons un collègue virtuel capable de préparer des informations avant les réunions, d’organiser les fichiers et de recueillir des retours après celles-ci. Nous abordons ainsi la gestion des réunions comme un processus cohérent, de la préparation à l’évaluation.

Les avancées de Google, telles que Project Astra et Agent Mode, ont contribué à nous donner envie de lancer ce projet. Nous nous intéressons également au MCP, ou Model Context Protocol, pour permettre à l’assistant de se connecter à différents outils. Dans le cadre du projet, nous étudions ces technologies avec l’idée qu’un assistant doit pouvoir aller au-delà de la simple réponse aux questions. L’enjeu principal, pour nous, est de développer un système capable non seulement de présenter des informations, mais aussi d’effectuer les tâches qui s’y rapportent dans les systèmes concernés.

Notre premier objectif est de pouvoir confier à l’assistant les préparatifs nécessaires avant le début d’une réunion. Nous souhaitons qu’il recherche et rassemble des informations synthétiques et des documents sur le sujet de la réunion, puis qu’il organise les fichiers. La création d’un dossier dans Drive et le regroupement des fichiers de présentation dans ce dossier font également partie du processus que nous concevons. Nous voulons ainsi que l’assistant ne se contente pas de suggérer du contenu, mais qu’il mette à disposition les ressources nécessaires à la préparation de la réunion de manière organisée et accessible.

Après les réunions, nous souhaitons recueillir les retours des participants au moyen d’un court questionnaire. Un autre axe du projet consiste à analyser ces retours à l’échelle de plusieurs réunions et à en tirer des recommandations pour des réunions plus efficaces. Il ne s’agit donc pas simplement de consigner les échanges, mais aussi de permettre une évaluation de l’expérience de réunion. Nous ne faisons état d’aucun gain d’efficacité déjà obtenu : la capacité que nous souhaitons développer consiste à transformer les évaluations de l’équipe en enseignements utiles pour les réunions suivantes.

Nous visons un système capable de se connecter à des outils comme Slack, Notion, GitHub et Drive via le MCP. L’envoi automatique de messages dans Slack et la création de pages dans Notion figurent parmi les tâches envisagées. Grâce à ces connexions, nous souhaitons faire évoluer l’assistant de la présentation passive d’informations vers la gestion active des tâches. À ce stade, nous considérons ce travail non comme un produit fini, mais comme une expérimentation interne développée à partir de nos propres besoins.