Der Sprachassistent, der Eltern und Interessenten annimmt und Schulbesuche plant
Für Aufnahme und Schulsekretariat: Aufnahmefragen und Besuchsanfragen übernimmt der Assistent, Ihr Team konzentriert sich auf persönliche Gespräche mit Familien.
Typische Probleme am Telefon
Telefonspitzen in der Aufnahmezeit
In der Aufnahmezeit kommen dieselben Fragen zu Programmen und Aufnahmebedingungen Schlag auf Schlag; die Leitung ist oft besetzt.
Besuchsanfragen gehen verloren
Telefonisch aufgenommene Besuchswünsche bleiben auf Notizzetteln, Rückmeldungen verzögern sich.
Sensible Daten, richtige Person
Schülerbezogene Informationen dürfen nur berechtigte, verifizierte Personen erhalten; diese Unterscheidung verlangt bei jedem Anruf Sorgfalt.
So funktioniert es in dieser Branche
Jedes Gespräch folgt denselben vier Schritten; der Assistent handelt nur mit festgelegten Berechtigungen.
- 01 / 04
Begrüßt
Begrüßt die Eltern und hört Aufnahme- oder Besuchswunsch an.
- 02 / 04
Versteht und prüft
Bestätigt Name und Telefonnummer durch Vorlesen.
- 03 / 04
Handelt
Fragt freie Zeiten des Aufnahmeteams ab.
- 04 / 04
Bestätigt oder übergibt
Erstellt mit Zustimmung eine Gesprächsanfrage; leitet schülerbezogene Anliegen an die zuständige Stelle weiter.
Was der Assistent übernimmt
Bearbeitet Anfragen von Eltern und Interessenten und leitet Aufnahmegespräche weiter.
- Aufnahme und Programme
- Schulbesuche planen
- Elternanfragen weiterleiten
- Name und Telefonnummer werden zur Bestätigung vorgelesen
- Anfrage geht an das Aufnahmeteam
Beispielgespräch
Ein fiktives Szenario: was die anrufende Person sagt, was der Assistent versteht und wie er antwortet.
- Anrufende Person
- “Ich möchte die Schule für mein Kind besuchen. Geht es am Freitag?”
- Erkanntes Anliegen
- Schulbesuch · Elternanfrage · Freitag
- Antwort des Assistenten
- Ich kann freie Zeiten des Aufnahmeteams prüfen und mit Ihrer Zustimmung eine Gesprächsanfrage erstellen.
Schülerbezogene Informationen erhalten nur berechtigte, verifizierte Personen.
Fiktives Beispiel · Keine Live-Systemdaten
Passende Integrationen
Der Assistent verbindet sich nur mit festgelegten Berechtigungen mit Ihren Systemen; Ihre Telefonanlage wird in der Analysephase geprüft.
Netgsm 0850 / SIP Trunk
Anbieterleitung (SIP-Trunk)
Ein- und ausgehende Anrufe
Annahme-, Informations- und Bestätigungsanrufe
Übergabe an Mitarbeitende
Gespräche, die eine Person erfordern, und Fallback-Routing
Gesprächszusammenfassung ins CRM
Die Zusammenfassung wird im passenden Datensatz gespeichert
Läuft auf Ihrem eigenen Server
- Ihre Daten verlassen das Haus nicht.
- Ein einziger GPU-Server genügt.
- Mehrere Gespräche gleichzeitig, auf demselben System.
Die Architektur unterstützt Ihre Compliance-Prozesse. Konformität hängt von Konfiguration, Datenverarbeitung und Ihren Verfahren ab.
Der Weg eines Anrufs
- 01TelefonleitungNetgsm 0850 · SIP Trunk
- 02TelefonanlageAsterisk
- 03Ihr ServerSTT → LLM → TTS
- 04Ihre SystemeCRM
Häufige Fragen
- Mit wem teilt er Schülerinformationen?
- Schülerbezogene Informationen erhalten nur berechtigte, verifizierte Personen. Die Prüfschritte werden gemeinsam mit Ihrer Schule festgelegt.
- Wohin gehen die Gesprächsanfragen der Eltern?
- Die Anfrage wird mit Zustimmung der anrufenden Person erstellt und mit einer Gesprächszusammenfassung an das zuständige Team übergeben; die Zusammenfassung kann ins CRM geschrieben werden.
- Verlassen Sprachdaten die Organisation?
- Nein. Spracherkennung, Antwortgenerierung und Sprachsynthese laufen auf Ihrem eigenen Server; Ihre Daten verlassen das Haus nicht. Anrufe kommen über Ihren Telefonanbieter und Ihre Telefonanlage.
- Was passiert, wenn der Assistent ein Anliegen nicht lösen kann?
- Gespräche, die eine Person erfordern, werden an Mitarbeitende übergeben; zusätzlich gibt es Fallback-Routing.
Demo anfragen
Ihre Branche ist im Formular vorausgewählt. Beschreiben Sie kurz Ihr Anrufszenario; wir vereinbaren einen Online-Termin, der Ihnen passt.
Planen wir Ihre Telefonleitung gemeinsam
Im Analysegespräch gehen wir Ihre Anrufabläufe und die anzubindenden Systeme durch.
* Fußnote: Die Latenzwerte wurden an echten Gesprächsaufzeichnungen gemessen (vom Verstummen des Anrufers bis zum Eintreffen des ersten Tons, serverseitig). Die Internetlatenz fügt 0,05–0,3 s hinzu. Die Wortfehlerrate wurde auf dem öffentlichen Datensatz FLEURS-tr gemessen (200 Sätze, 8-kHz-Telefonaudio). Die Sprachunterstützung gilt auf Modellebene. Die Live-Validierung erfolgte auf Türkisch; in anderen Sprachen können Stimm- und Erkennungsqualität je nach Sprache variieren.